Как составить коммерческое предложение на английском?

Вы наверняка уже писали не одно коммерческое предложение. Довольно сложно убедить кого-то выбрать вас или вашу компанию на русском. Как же сделать так, чтобы кто-то понял, почему вы идеально подходите, да еще на английском? Все можно сделать, имея под рукой план и четкую картину действий.

Давайте разберемся, как написать предложение на английском, которое заставит ваших англоязычных заказчиков сказать «Да». Вам поможет наш краткий план и перечень принятых в англоязычном мире правил коммерческой переписки. Ведь главное – это содержание, и даже идеальный английский язык не поможет, если не знать основных правил.

Для любого бизнес-предложения необходимо, чтобы вы убедительно изложили свое понимание проблемы потенциального клиента. Надо начать с причин, по которым ваша компания является наилучшим выбором.

Прежде всего подумайте о проблеме, которую ваши потенциальные заказчики пытаются решить. Почитайте о тенденциях в их отрасли. Может случиться, что вы предложите услуги, о которых они, возможно, даже не подозревали. По крайней мере, вы заявите о себе, как о специалисте в отрасли.

Постарайтесь собрать уже готовые формулировки о том, что делает вашу компанию лучше, чем конкуренты. И, конечно же, убедитесь, что вы знаете специфику вашего предложения.

Основная структура вашего бизнес-предложения

Постройте сначала структуру предложения. Описание структуры можно сравнить с описанием составных частей дома: фундамент, стены и крыша. Все эти элементы могут меняться, ведь каждый владелец дома хочет свои параметры стен и прочего. Аналогично вы можете менять компоненты коммерческого предложения в зависимости от отрасли, размера компании.

В любом случае, есть определенные элементы, которые всегда необходимы. Следующие три компонента — это то, что получатель вашего предложения будет искать в нем. Подумайте о них как о крыше, стенах и фундаменте вашего бизнес-предложения:

  1. Информация о вашей компании. Кто вы, какая у вас квалификация, и почему потенциальный клиент предпочтет вас конкурентам?
  2. Демонстрация знания проблемы. Покажите, что вы в теме, провели исследование и можете привести данные для сравнения. Должно быть видно, что вы знаете, что нужно клиенту.
  3. Ценообразование и метод работы. Как именно вы собираетесь решить проблему клиента и сколько это будет стоить?

Ниже мы рассмотрим, как написать коммерческое предложение на английском. Основную структуру вы можете применить практически к любому бизнес-предложению. Вы можете скачать этот шаблон и использовать его для ваших целей.

Вот 10 элементов бизнес-предложения и подробное описание каждого.

Шаг 1. Титульная страница

Сюда входит основная информация, такая как название и контактная информация вашей компании, логотип вашей компании, имя и контактная информация клиента, дата и название. Благодаря этому предложение выглядит аккуратно, организованно и хорошо составлено.

Шаг 2. Сопроводительное письмо

Вообразите, что вы подошли к своему потенциальному клиенту и начали рассказывать о подробностях проекта, даже не представившись… Это невозможно!

Сопроводительное письмо — это введение. Включите в него пару строк о вашей компании, о том, как она появилась ваша компания. Дальше в двух словах опишите, что делает вашу компанию лучше, чем все остальные.

Сделайте письмо дружелюбным, напишите так, чтобы читатель захотел связаться с вами по любым вопросами. Закройте его с благодарностью и подписью.

    Dear Willy,

Thank you for your attention to our proposal. I’m glad we had the opportunity to connect so that my team and I could get a clear understanding of your social marketing expectations.

We specialize in working with real estate companies in the NY area, and got started when a realtor asked us to come up with a campaign back in 2012. It was a huge success, and the realtor was able to raise up his sales for 240 % in a month.

Unlike our competition, we focus on a holistic approach to social media marketing by looking at your core values, your target market, and best practices and methodology on how to craft an authentic message that resonates directly with your audience.

By using social media strategies and implementing procedures based on the results of extensive analysis, a study of social media marketing trends, and the application of specifics unique to John’s Real Estate, we are confident in our ability to deliver effective results through your social media channels.

If you have any questions, please don’t hesitate to get in touch. My contact information is below.

Regards,

Lisa Gold.

lisajj@fran.com

 +7-999-555-25-25.

В зависимости от типа вашего бизнеса и вашего идеального клиента, вам, возможно, придется настроить это сопроводительное письмо, чтобы лучше соответствовать вашей отрасли.

Например, графическому дизайнеру может потребоваться включить образец спецификации или ссылку на ревизии. Между тем, компания, предлагающая услуги по свадебной фотографии, возможно, придется обсудить авансовый невозмещаемый сервисный сбор для проведения даты.

Шаг 3. Оглавление

Если ваше предложение не совсем уж краткое, включите оглавление. Это поможет читателю понять, что он может ожидать от документа. А отправив его в электронном виде, вы можете создать оглавление в виде ссылок. Тогда ваш потенциальный клиент сможет легко просматривать разделы без необходимости перемещаться по нескольким страницам.

1. COVER LETTER

2. EXECUTIVE SUMMARY

Creating Engaging Social Content

Posting Company Related Updates

Integrate Social Media Activity into

Other Marketing Plans

Promotions and Social Campaigns

Sustained Monitoring

Analytics

3. ASSESSMENT

4. IMPLEMENTATION

5. GOALS AND OUTLOOK

6. TEAM

7. BILLING AND SCHEDULING

8. TERMS AND AGREEMENT

9. ACCEPTANCE

Шаг 4. Резюме

По сути, это задает тон оферте — зачем вы ее посылаете, и почему клиент хочет ее прочитать? Галстук упоминает о предложениях Вашей компании, чтобы сделать их более актуальными и увлекательными.

This proposal outlines a coordinated plan crafted with the intent of building John’s Real Estate social media presence, primarily including Facebook, Instagram, YouTube, Vine, and Twitter.

By engaging an audience through social media channels, our team will demonstrate the ability to generate awareness, widen your company’s potential reach within your target market, and contribute to driving more website traffic, which will ultimately result in top line growth.

Our clients are primarily realtors in the greater Chicago area looking to reach new clients through social media marketing. We help realtors identify, target and communicate with their ideal clients through:

  •     Creating Engaging Social Content;
  •     Posting Company-Related Updates;
  •     Promotions & Social Campaigns;
  •     Integrating Social Media Activity into Other Marketing Plans;
  •     Monitoring;
  •     Analytics.

While our competitors work to serve multiple industries and target audiences, we specialize in the real estate industry. Our co-founder Tom Lancaster also has a background in both social media and real estate, giving him a unique perspective on the needs of the market.

Ваше собственное резюме будет меняться в зависимости от обязанностей, которые вы выполняете для клиента, и от того, в какой отрасли промышленности он работает.

Ваш тон также может измениться. Если вы нацелены на молодой стартап путешествия, управляемый выпускниками колледжа, вы можете использовать более непринужденный тон, приправленный отраслевым жаргоном и юмором.

Jump Social Media Marketing offers full-service social media services for the real estate industry. Our team ensures area realtors are targeting their core market with an authentic message across the best channels possible.

Jump Social Media Marketing will work to identify, target and market to your ideal customer through Facebook, Instagram, YouTube, Vine, and Twitter channels. Our team estimates we will grow your social media followers from your combined 214 followers to over 5,000 in the next six months and generate more leads for your business.

We know that today’s realtors are also tasked with marketing homes and their own real estate firms. With a background in real estate and social media, Jump Social Media understands the unique needs of your industry.

Шаг 5. Предложение

В этом разделе описывается решение, которое вы предлагаете. Опишите предполагаемый результат проекта и общие временные рамки. Кроме того, обратитесь к потребностям клиента и сообщите ему, что именно вы подходите для этой работы.

Шаг 6. Услуги, методы работы

Раздел «Предложение» представляет собой общий обзор индивидуального решения, разработанного Вашей компанией для потенциального клиента, и этот раздел вписывается в специфику. Предвосхитите их вопросы и пройдите через процесс, чтобы они знали, на что подписываются, когда нанимают Вас.

Опишите, какие именно результаты они могут ожидать, и когда они могут ожидать их. График, который соединяет результаты с их ожидаемой датой, делает ваш документ более визуально привлекательным, и делает эту информацию более удобочитаемой.

We will analyze your results and deliver your campaign on the first of the month. If the first of the month is a weekend or holiday, we will resume the following business day.

Шаг 7. О нас

Вы поздоровались с сопроводительным письмом, но в разделе про нас вы сможете по-настоящему показать, что делает вашу компанию лучшей в этом бизнесе. Сделайте так, чтобы ваш потенциальный клиент познакомился с вашей организацией, включив в него краткие биографии и фотографии людей, с которыми он будет работать. Включите информацию о Ваших прошлых успехах, наградах и социальном доказательстве в виде отзывов клиентов или кратких примеров из практики.

One of the first things you’ll notice about Jump Social Media Marketing is the public recognition we’ve received for our work. We won Chicago’s Best Social Media Agency for Small Businesses three years in a row now, and have been recognized by the National Association of Realtors. We also took Chicago Real Estate Solutions’ Facebook followers from 0 to 5,000 in six months and secured 25 leads, with 10% converting into sales.

Too often in social media, good things come at a price – and that means paying for followers or favorable reviews of products. But for us, that’s tantamount to criminal activity.

Authenticity is important in today’s online world, and Jump Social Media Marketing makes this our No. 1 priority in your social media marketing. So let’s meet a few of our stars.

Вышеизложенное является прекрасным примером живого и юмористического раздела «О», который приносит некоторую индивидуальность в вашу компанию. Однако, если у вашей отрасли есть серьезные клиенты, это может быть неуместно. Если вы работаете с 3D производственной компанией с B2B клиентами, подумайте о том, какие сообщения и тон они принимают со своими клиентами и следуйте соответственно.

Шаг 8. Ценообразование

Это раздел, в котором ключевое значение имеет специфика. Создайте таблицу цен, в которой будет четко указана стоимость каждого продукта или услуги, и сопоставьте ее с наиболее точной информацией о ценах, которую вы можете предоставить — вы не хотите завышать стоимость и отпугивать своего потенциального клиента слишком высокой оценкой, но вы также не хотите недооценивать стоимость и настраивать своего клиента на непредвиденные проблемы с ценообразованием вниз по линии.

Отзывчивые таблицы ценообразования позволяют потенциальным клиентам проверять услуги, которые, по их мнению, им нужны, и вычислять для них общую стоимость, чтобы никому из вас не приходилось беспокоиться об ошибках при скрипке числа.

Jump Social Media Marketing operates on a monthly billing cycle. Here’s an estimate of our pricing and services for John’s Real Estate for your review:

Возможно, Вам понадобится добавить дополнительную информацию или просто перечислить стоимость одного пакета в зависимости от Вашего бизнеса. Компании, которая предлагает только одну услугу, такую как создание и запуск кампании в Facebook, вероятно, нужен только один или два варианта цены.

Шаг 9. Условия

Здесь вы указываете срок действия договора, повторяете общий график его завершения, указываете даты и типы платежей, когда и каким образом в предложение можно внести изменения и т.д. По сути, это обзор того, что Вы и клиент обещаете, соглашаясь с предложением. Этот раздел, скорее всего, будет стандартным среди большинства предложений, посылаемых Вашей компанией, поэтому храните его в библиотеке контента, чтобы упростить процесс внесения его в Ваши будущие шаблоны.

Project timeline

Start date: 17 june 2020

Completion date: 17 july 2021

Total Payment Due: $57,350.00

Payments accepted: bank transfer, credit card, cash

$7,350.00 due upon signing of agreement, which includes material costs

$24,000.00 due 11-1-17 (midway through project)

$26,000.00 due 12 july 2021 (upon completion of project)

Prior to a contractual agreement, elements of this proposal may be amended upon collaboration with the client, John Smith of John’s Real Estate, at the discretion of Jump Social Media Marketing.

Если вы работаете с собственной юридической командой, сначала ознакомьтесь с правилами и условиями, прежде чем отправлять предложение. Но в большинстве случаев вы можете придерживаться последовательного шаблона для своих клиентов.

Шаг 10. Соглашение

Что именно означает подпись вашего потенциального клиента на этом документе? Вы также можете включить дружескую подсказку, в некоторой степени похожую на ту, что Вы включили в конце сопроводительного письма (подумайте таким языком, как «не стесняйтесь обращаться к нам по любым вопросам, и мы с нетерпением ждем возможности работать с Вами»). Добавьте свои ящики для подписей, и все готово!

Ваша подпись ниже означает принятие данного предложения по маркетингу в социальных сетях и заключение договорного соглашения с Jump Social Media Marketing, начиная с даты подписания ниже:

Независимо от того, как вы просите своих клиентов принять обязательства, сделайте это легко для них. Добавление раздела подписи и даты поможет быстро закрыть продажи.

Эта структура кажется больше, чем вы ожидали? Бизнес-предложения сложнее, чем кажутся на первый взгляд, и делать их правильно — значит инвестировать некоторое время. Однако, если что-то действительно кажется ненужным или слишком повторяющимся, удалите этот элемент из структуры вашего бизнес-предложения.

Вы также можете использовать проверенные, отраслевые шаблоны, чтобы вывести догадки из того, что является стандартным для вашей отрасли, и сократить время форматирования.

Повторное использование некоторых из этих активов (например, раздел «О нас» и разделы «Условия и положения») в будущих предложениях и их настройка по мере необходимости также помогут вам быстрее доставлять полированные предложения. И, конечно же, если вы отвечаете на ПДО, в котором описывается конкретная структура вашего предложения, следуйте за ним в письме.

Чтобы создать предложение, которое привлечет вашего потенциального клиента и поможет ему легко найти нужную информацию, попробуйте эти быстрые советы:

  •     Сделать визуальный снимок. Помогите вашему читателю быстрее добраться до хороших вещей, включив фотографии членов команды в ваш раздел About Us, фотографии ваших работ, инфографику, блок-цитаты, маркированные списки и т.д.
  •     Включите количественные данные. Вы были бы более склонны нанимать компанию, основываясь на фразе «Наши клиенты любят нас!» или «Мы помогли более 700 компаниям увеличить свои продажи на 35 процентов на сегодняшний день»? Цифры привлекают внимание и помогают построить доверие.
  •     Действуй в цифровой эре. Никто не любит получать по почте толстые конверты. Отправляя свое предложение в электронном виде, вы можете включить видео о вашем продукте или услуге (это отличное дополнение к вашему разделу услуг), легко аннотировать и редактировать, а также дать возможность подписать в электронном виде.
  •     Читайте и перечитывайте. Ваше предложение знакомит клиента с качеством работы, которое он может ожидать от вашего бизнеса. Если он полон опечаток, орфографических и грамматических ошибок, или просто кажется неаккуратным, вы, скорее всего, не будете приняты на работу.
  •     Помните о вашем бренде. Опять же, деловые предложения отражают вашу компанию. Держите аудиторию в уме, когда пишите свою копию, но также помните голос вашего бренда. Если это немного причудливо, найдите подходящие места, где можно немного поперчить. Если она на 100% застегнута, идите по этому пути. Ваш читатель должен познакомиться с вашей компанией через ваше предложение.

После того, как вы нажмете «Отправить!

Отправив ваше предложение, не забудьте проследить за ним и спросить вашего потенциального клиента, есть ли у него вопросы. Аналитика документов функционирует так же, как и гипер-интеллектуальное считывание квитанций и позволяет угадывать, когда следует принимать последующие меры.

Их использование позволяет не только узнать, когда ваш потенциальный клиент просматривал ваше предложение, но и сколько раз он открывал его и на какие разделы он тратил больше всего времени, чтобы вы могли предвидеть его вопросы, когда вы будете следить за ходом его выполнения.

Заключительные мысли

В конечном счете, ваше бизнес-предложение должно касаться вопроса вашего потенциального клиента и того, как ваш бизнес собирается его решить. Создавая индивидуальные, профессиональные бизнес-предложения, вы показываете своему клиенту, что он может ожидать от вашей компании работы наивысшего качества.